Manual de Estilo

Previo al acto Redactar la convocatoria La convocatoria de prensa es un documento sencillo, en el que se explica de manera clara y concisa el motivo del acto. Tiene que tener la información justa de la rueda de prensa. Si una rueda de prensa no se convoca correctamente está abocada al fracaso. Estos son los datos claves que deben figurar: • Tema de la rueda de prensa • Día • Hora • Lugar. Si la localización no es conocida, se recomienda incluir un plano, así como las indicaciones para llegar en metro o transporte público • Ponentes. Nombre completo, cargo y lo que explicará cada uno Preparación del email. Se cuidará al detalle el mensaje que se envía a los medios y se seleccionará a los periodistas a los que se enviará la convocatoria. Primer envío de convocatoria. Se recomienda enviarla cuatro o cinco días antes por mail a las redacciones de los medios. Es un primer aviso, sirve de save the date (reserva la fecha). Siempre enviaremos las convocatorias y notas de prensa poniendo a los destinatarios en copia oculta (CCO) respetando la ley de protección de datos. Ronda de medios. Una vez enviada la convocatoria de rueda de prensa a los medios, se recomienda hacer una ronda de llamadas para garantizar que ha sido recibida por cada uno de los destinatarios y para saber si pueden confirmar la asistencia. Hay muchos medios que no reparten el trabajo hasta el día anterior o el mismo día. Hay que tener en cuenta que, aunque nos confirmen la asistencia, horas antes de la rueda de prensa pueden surgir otras convocatorias más importantes que la nuestra. Por eso, hasta el final nunca podremos estar seguros de la asistencia. 98 Capítulo IX Cómo preparar una nota de prensa

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